Giới thiệu chung về phương pháp ABC
ABC lần đầu tiên được định nghĩa một cách rõ ràng bởi Robert S. Kaplan, cha đẻ của lý thuyết Bảng điểm cân bằng (Balanced Scorecard), và W. Bruns trong một chương của cuốn sách “Accounting and Management: A field Study Perspective” vào năm 1987. Nhưng một năm sau đó, Robin Cooper và Robert S. Kaplan mới thực sự khiến cho mọi người chú ý đến ABC khi đề cập đến nó trong một bài báo được xuất bản trên tạp chí khoa học của trường Havard vào năm 1988. Trong bài báo này, Cooper và Kaplan đã mô tả ABC như một cách tiếp cận mới để giải quyết những khiếm khuyết của hệ thống quản lý chi phí truyền thống. Hai ông đã chỉ ra ba nguyên nhân dẫn đến việc phải thay đổi hệ thống hạch toán chi phí truyền.
Một là, sự phát triển của khoa học công nghệ đã làm thay đổi cơ cấu chi phí, khiến cho chi phí trực tiếp ngày càng giảm trong khi chi phí gián tiếp ngày càng tăng.
Hai là, môi trường cạnh tranh toàn cầu liên tục biến đổi và ngày càng gay gắt đòi hỏi các doanh nghiệp phải có hệ thống thông tin quản trị chính xác, kịp thời, liên tục cập nhật để hạn chế các phí tổn cũng như chớp được cơ hội kinh doanh.
Ba là, chi phí để tính toán, đo lường và tập hợp thông tin ngày càng giảm cho phép doanh nghiệp áp dụng các mô hình quản trị mới đòi hỏi nhiều thông tin đầu vào và đồng thời cung cấp nhiều thông tin chi tiết đầu ra hữu ích với mức chi phí chấp nhận được.
Những hạn chế của phương pháp hạch toán chi phí truyền thống
Theo quan điểm truyền thống, giá thành sản xuất của sản phẩm do ba yếu tố cấu thành là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Dựa vào thông tin giá thành này, các nhà quản lý sẽ đề ra các quyết định về loại sản phẩm, số lượng sản phẩm cần sản xuất. Tuy nhiên, để có thể ra được quyết định đúng đắn, nhà quản lý cần thông tin về giá thành toàn bộ chứ không chỉ là giá thành công xưởng. Nghĩa là trong yếu tố giá thành, ngoài chi phí sản xuất còn phải tính đến các chi phí phụ trợ như chi phí bán hàng và chi phí quản lý. Tuy nhiên, phương pháp tính phí truyền thống lại bỏ qua vấn đề này.
Mặt khác, trước đây, khi nền kinh tế còn kém phát triển, phần lớn các doanh nghiệp vẫn coi sản phẩm là đối tượng trung tâm trong việc phân bổ chi phí. Một thực tế nảy sinh là trong nhiều doanh nghiệp, việc sản xuất sản phẩm không phải là nguyên nhân chính làm phát sinh chi phí. Một doanh nghiệp có thể phải gánh chịu những khoản chi phí rất lớn do công tác quản trị không hiệu quả hoặc do tình trạng sản xuất thừa hoặc do những hoạt động phụ trợ như nghiên cứu và phát triển sản phẩm, duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp, hoạt động marketing…
Sự phát triển của khoa học công nghệ khiến cho tỷ trọng chi phí gián tiếp trong tổng chi phí ngày một lớn. Điều này đặt ra một nhu cầu phân bổ chi phí gián tiếp cho từng loại/nhóm sản phẩm hoặc khách hàng thật chính xác để có thể xác định được đâu là loại/nhhóm sản phẩm hoặc khách hàng thực sự đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Theo phương pháp truyền thống, chi phí gián tiếp thường được phân bổ cho sản phẩm hoặc khách hàng dựa trên tiêu thức phân bổ đơn lẻ, ví dụ theo giờ lao động của nhân công trực tiếp. Việc làm này không thể hiện được chính xác sự đóng góp của chi phí gián tiếp vào việc tạo ra sản phẩm/dịch vụ vì chi phí gián tiếp có nhiều khoản mục với bản chất khác nhau và có mức độ, vai trò đóng góp khác nhau vào việc tạo ra sản phẩm/dịch vụ.
Như vậy, phương pháp ABC khác với phương pháp truyền thống ở hai điểm.
Thứ nhất, phương pháp truyền thống tập trung vào đánh giá hàng tồn kho và các chi phí liên quan trong giới hạn phân xưởng. Ngược lại, phương pháp ABC tập trung đánh giá theo hoạt động, do đó tính đến cả các chi phí ngoài phạm vi phân xưởng như chi phí quản lý, chi phí bán hàng.
Thứ hai, phương pháp truyền thống chỉ sử dụng một hoặc hai tiêu thức phân bổ chi phí đơn lẻ và thường không có mối quan hệ nhân quả trực tiếp với việc phát sinh chi phí. Ngược lại, ABC lại sử dụng các hoạt động với rất nhiều tiêu thức phân bổ linh hoạt để kết nối sản phẩm với chi phí cần phân bổ. Vì thế ABC cho ta thấy bản chất của quá trình phát sinh chi phí.
Ưu điểm của phương pháp ABC
Mục đích của ABC là nhằm cải tiến và thay đổi doanh nghiệp một cách linh hoạt, đáp ứng các thách thức và biến động liên tục của thị trường. Một khi doanh nghiệp triển khai được mô hình ABC thì nó sẽ có được lợi thế cạnh tranh rất lớn trên thị trường.
Phương pháp ABC cung cấp cho nhà quản lý thông tin giá thành toàn bộ, tức là có tính đến các chi phí sản xuất kinh doanh nói chung như chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chứ không chỉ bó hẹp ở khái niệm giá thành sản xuất. Điều này giúp cho nhà quản lý không nhìn nhận sai lầm về mức lợi nhuận mà một sản phẩm/ dịch vụ cụ thể đem lại và do đó tránh được những sai lầm trong việc ra quyết định.
Ngoài ra, ABC sử dụng một hệ thống các tiêu chí phân bổ tương ứng với từng hoạt động cụ thể. Những tiêu chi phí phân bổ này cho thấy rõ mối quan hệ nhân quả giữa chi phí phát sinh cho từng hoạt động và mức độ tham gia của từng hoạt động và quá trình sản xuất kinh doanh. Với hệ thống tiêu thức phân bổ chính xác và đầy đủ này, kế toán có thể phản ánh chính xác hơn mức độ tiêu hao nguồn lực thực tế của từng loại sản phẩm/dịch vụ.
Trải qua gần 30 năm tồn tại và phát triển, phương pháp ABC đã dần khẳng định vai trò là một phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí chính xác. Nó còn là nền tảng để phát triển mô hình quản trị doanh nghiệp hiện đại ABM (Acitvity- based Management).
Nhược điểm của phương pháp ABC
Thực tế là bên cạnh những ưu điểm nổi bật đã phân tích ở trên, phương pháp ABC không phải là không có nhược điểm. Những hạn chế của phương pháp ABC thường được đề cập đến là:
Để có được hệ thống ABC, doanh nghiệp phải tiêu tốn rất nhiều nguồn lực từ thiết kế, xây dựng đến khâu triển khai. Thông tin đầu vào của phương pháp ABC liên quan đến rất nhiều hoạt động vì vậy sẽ mất rất nhiều công sức để thu thập, kiểm tra và nhập dữ liệu thông tin vào hệ thống.
Thông tin do phương pháp ABC cung cấp về sản phẩm thường không đồng nhất với thông tin của hệ thống hạch toán chi phí truyền thống. Mà trong thực tế, các nhà quản trị thường quen sử dụng thông tin của hệ thống hạch toán chi phí truyền thống trong việc đưa ra quyết định quản trị và dùng nó làm thước đo đánh giá kết quả hoạt động.
Thông tin của ABC dễ bị hiểu sai và do đó phải rất thận trọng khi sử dụng thông tin này để ra quyết định. Chi phí phân bổ cho sản phẩm, cho khách hàng, và cho các đối tượng chịu phí chỉ có khả năng phù hợp tương đối. Trước khi đưa ra bất cứ quyết định quan trọng nào sử dụng thông tin của ABC, các nhà quản trị phải cân nhắc mức độ thích đáng thực sự của thông tin tới việc ra quyết định này hay không.
Hệ thống báo cáo của ABC không tương thích với hệ thống báo cáo tài chính theo GAAP. Kết quả là nếu đơn vị sử dụng phương pháp ABC thì phải duy trì song song hai hệ thống hạch toán chi phí- một dùng lập báo cáo nội bộ, một dùng lập báo cáo tài chính thông thường.
Với những hạn chế này, sau gần 30 năm tồn tại, vẫn có nhiều luồng ý kiến tranh cãi về ưu nhược điểm của mô hình ABC. Thực tế trên thế giới, ví dụ như ở Nhật, các doanh nghiệp ít sử dụng phương pháp ABC mà chủ yếu sử dụng phương pháp tồn kho kịp thời (Just-in-time-JIT) trong quản trị chi phí; hoặc sau khi áp dụng mô hình ABC một thời gian nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang các hệ thống quản trị chi phí khác.
Vì vậy, ABC nên áp dụng vào ngành nghề kinh doanh nào cần phải dựa trên cơ sở phân tích ưu nhược điểm của mô hình này.Trong điều kiện nền kinh tế trong nước và thế giới đang rơi vào suy thoái, nhu cầu về tái cơ cấu doanh nghiệp, thu hẹp hoạt động sản xuất để tồn tại là một nhu cầu cấp bách. Việc có nên áp dụng phương pháp ABC vào đơn vị còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố nhưng đây có thể là một gợi ý có giá trị thực tiễn.
Thạc sỹ: Nguyễn Thanh Huyền
Thạc sỹ: Nguyễn Thu Hoài
Theo: khoahockiemtoan.vn
